Introducción a SAP WORKFLOW
¿Qué es SAP WORKFLOW?
SAP Business Workflow es una herramienta de SAP para automatizar y coordinar procesos funcionales entre aplicaciones, que ocurren frecuentemente de una forma similar o idéntica, con la participación de varias personas o departamentos y que requieren un alto nivel de participación.
Un sistema de Gestión Workflow facilita el procesamiento de procesos estructurales, y la automatización de tareas.
El Workflow en SAP se caracteriza por:
– Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programación orientada a objetos.
– Integrar las herramientas de PD y HR con la ejecución de circuitos de negocio.
– Estar incorporado en un nivel de integración sobre el nivel de transacciones.
– No cambiar ni restringir la funcionalidad y operabilidad de las transacciones existentes. Ni añadir funcionalidad ( a nivel de módulos ) no existente en SAP.
– Realizar a través del Office de entrada (Inbox) de SAP las tareas de cada usuario y no necesitar trabajar desde el menú Standard.
– Permitir ejecutar las tareas desde aplicaciones externas a SAP.
Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes:
– Reduce la complejidad de los procesos empresariales.
– Incrementa la responsabilidad individual de los empleados.
– Agiliza la actividad interna y externa de la empresa.
– Reduce el papeleo.
– Mejora la calidad del trabajo.
– Es aplicable a la práctica totalidad de los procesos empresariales.
– Perfectamente integrado en la funcionalidad estándar SAP.
– Proporciona información muy detallada sobre los procesos internos realizados en el sistema a través del WIS (Workflow Information System).
Conceptos básicos
Tipos de objeto: Los tipos de objetos son definidos con sus métodos, atributos y eventos en el Repositorio de Objetos (BOR: Business Object Repository).. Es la Unidad básica de un proceso de workflow. Identifica la entidad a procesar por el flujo de trabajo. Por ejemplo: Material, proveedor, pedido, etc.
Evento: son señales que desencadenan acciones: por ejemplo el inicio del workflow.
Workitem: Mensaje que le aparece a un usuario en el Inbox del Workflow, correspondiente a un paso de workflow cuya ejecución es de su competencia. Cuando el usuario hace doble click en el workitem, puede ejecutar el paso de workflow.
Carpeta entrada del workflow (Inbox): Es donde van a aparecer los mensajes workflow (workitems) cuando éstos se produzcan. A través del Inbox ejecutaremos los diferentes pasos del workflow.
Tarea: es la ejecución de un método sobre un objeto ( Ej.: visualizar pedido). Es el componente esencial del flujo de proceso.
Modelo de Workflow: Definición y flujo de proceso de un conjunto de tareas.
Estructura organizativa: Define el plan organizativo de la empresa. Esto nos permitirá asignar usuarios SAP a cada paso del workflow.
Nomenclatura utilizada en función del tiempo de ejecución / definición:
| Definición | Ejecución |
| Tipo de Objeto = Entidad a procesar. Ej. EMPLOYEET (Empleado) | Objeto = Instanciación del Tipo de Objeto. Ej. Empleado ‘0000184’ |
| Tarea = Acción a realizar con un objeto. Ej. TS 20000153 Encontrar empleado Workitem = cualquier Tarea que esté instanciada. Ej. Encontrar empleado ‘0000184’ Definición de un Workflow = Conjunto de tareas relacionadas. | Workitem = cualquier Tarea que esté instanciada. Ej. Encontrar empleado ‘0000184’ |
| Ej. WS 01200003 Encontrar y bloquear empleado Instanciación de un Workflow Ejecución concreta Ej. Encontrar y bloquear empleado ‘0000184’ Agentes Posibles = son todas las personas que pueden ejecutar una acción. | Instanciación de un Workflow Ejecución concreta Ej. Encontrar y bloquear empleado ‘0000184’ |
| Tarea Ej. Tarea ejecutable por cualquier posición con función de jefe de área. | Agentes Seleccionados = son las personas que se seleccionan para realizar una tarea en tiempo de ejecución Ej. Tarea se ejecuta sólo para jefe de área del área de empleado del workflow |
Esquema de funcionamiento
Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado
Menú workflow
La funcionalidad de workflow la podemos encontrar en:
Si no deseamos trabajar desde el menú principal, lo podemos hacer a través de la transacción SWLD para acceder a un menú específico para workflow:
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